Заменили бумажные документы на электронные

Мэрия Тольятти полностью перешла на электронный документооборот. Теперь в своей работе городская администрация применяет систему «Дело», которая является разработкой компании «Электронные Офисные Системы».

Городская администрация автограда объявила о полном переходе на электронный документооборот. Электронные документы полностью вытеснили бумажные во вторник, 19 июня. В качестве технологии, позволившей осуществить автоматизацию документооборота, в администрации Тольятти применяется система «Дело», которую разработала компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). К настоящему моменту на систему ЭОС перешли уже 26 субъектов Российской Федерации.

Внедрение первых рабочих мест системы «Дело» в тольяттинской мэрии началось почти 10 лет назад, в 2003 году. Тогда с целью обеспечения мобильности сотрудников администрация приобрела рабочие места подсистемы «Дело-WEB». Технология позволяла сотрудникам мэрии полноценно работать в системе во время командировок и поездок удаленно. Одним из пилотных департаментов тольяттинской горадминистрации, который заменил бумажные документы электронными файлами, стал департамент соцподдержки. Тогдашний руководитель ведомства Лариса Загребова отмечала, что нововведение поддержали в первую очередь из-за возможности сэкономить время. «Бумаги курсируют от руководителя к секретарю, далее к заместителю, специалистам. Тогда как электронная система позволяет сэкономить время и вести учет: кто, когда и сколько времени тот или иной документ держал, когда ответ подготовил, сколько раз на доработку документ вернулся. По этой информации можно судить о качестве работы каждого сотрудника. Именно поэтому мы решили перейти на новую систему документооборота», – объясняла Лариса Загребова.

Система электронного документооборота «Дело» на сегодняшний день занимает лидирующую позицию в сфере обеспечения структур власти муниципального и регионального уровней. На сегодняшний день эту систему используют более 2500 компаний и органов власти России, общее число установленных рабочих мест превышает 220 тысяч. Востребованность системы подтверждает статистика: 17 российских регионов выбрали «Дело» как основу для построения единой системы электронного документооборота органов власти различных уровней. Благодаря этому, по данным аналитической компании DSS Consulting, по итогам прошлого года доля востребованности системы «Дело» на рынке технологий достигла 61%.

Вне зависимости от того, является ли организация государственной структурой или представителем какой-либо сферы бизнеса, переход на электронный документооборот всегда связан с целью упорядочить прохождение документов внутри самой организации и между организацией и ее «партнерами», а также сократить временные затраты на обработку бумажной документации. Глава города Тольятти Сергей Андреев рассказал об основных преимуществах работы в новом формате: «Отпадает необходимость ждать, когда к вечеру документ попадет в канцелярию, а потом с утра ляжет на стол начальнику. Теперь мы, в том числе лично я, три раза в день – утром, днем и вечером – будем оперативно «раскидывать» почту каждому руководителю».

Параллельно с введением нового формата документооборота в тольяттинской мэрии начало работу новое подразделение – департамент информационных технологий. Ведомство возглавила Елена Балашова, которая сразу же обозначила первоочередные задачи департамента. Среди таковых оказались: организация перевода государственных услуг в электронный вид и обеспечение эффективного межведомственного и внутриведомственного взаимодействия. Елена Балашова отметила еще одно преимущество появления электронной документации – появилась возможность оптимизировать кадровые ресурсы. «По итогам введения новой системы уже сокращено 14 сотрудников городской администрации. Это технические специалисты, которые занимались сопровождением программных продуктов, ремонтом периферийного оборудования и компьютеров».

Кстати, в тот же день, когда мэрия Тольятти объявила о переходе на электронную документацию, компания «Электронные Офисные Системы» анонсировала выход новой 12-ой версии «Дела». В системе «Дело» 12.0 разработчики расширили возможности по организации электронного документооборота между организациями. Модуль «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) позволил согласовывать и подписывать документы с внешними организациями.

Мэрия Самары также использует в своей работе систему электронного документооборота. Однако используемая система отличается от тольяттинской. В городской администрации используется автоматизированная информационная система (АИС) «Самара», разработанная на основе продукции Microsoft. Внедрение АИС «Самара» проходило в несколько этапов: в июне-августе 2011 года проводилось обучение сотрудников администрации, в сентябре 2011 года АИС внедрили в опытную эксплуатацию, а с 20 февраля 2012 года началась практическая эксплуатация системы. На сегодняшний день с АИС «Самара» работают около 1800 пользователей, которые ежедневно создают в среднем 1100 документов и 4000 задач. По словам руководителя департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара Андрея Тетеревенкова, «в 2012 году планируется реализация мероприятий, направленных на развитие АИС «Самара» и включающих в себя интеграцию с системами электронного документооборота других уровней власти, а также организацию юридически значимого электронного документооборота (с использованием электронной подписи), что, в свою очередь, позволит полностью перейти на безбумажный документооборот».