Как улучшить качество обработки входящих вызовов

Сколько бы ни работало в вашей компании менеджеров, сколько бы каналов ни было у вашего телефонного номера, эффективность обработки всех поступающих на него звонков зависит от функционала вашей офисной АТС. Какие возможности в этом плане предлагает Виртуальная АТС от компании «Телфин» мы и решили разобраться.

Начнем с того, что данный телекоммуникационный сервис является облачным программным решением. Благодаря этому вам не понадобится в офисе ничего, кроме стабильного интернета и телефонных аппаратов. Таким образом вы не тратитесь на приобретение какого-либо дорогостоящего телекоммуникационного оборудования, а также работы по монтажу и настройке вашей корпоративной телефонной сети.

Звонки дойдут

Что касается функционала Виртуальной АТС от «Телфин», то он очень богат и по многим параметрам превосходит цифровые телефонные станции.

В частности, сразу после его запуска вы получите возможность пользоваться телефонной связью стабильно-высокого качества, а также всеми преимуществами многоканальных телефонных номеров, которые позволяют принимать одновременно неограниченное число входящих вызовов.

Важно то, что к Виртуальной АТС от «Телфин» вы можете без какой-либо доплаты и ограничений подключить любое число таких телефонных номеров, получив тем самым возможность организовывать виртуальные телефонные офисы в интересующих вас городах или странах.

Занято не будет

Процент успешных одновременно принятых телефонных вызовов зависит не только от качества связи и канальности телефонного номера. Особую роль здесь играет число внутренних линий корпоративной телефонной сети, за корректную работу которых отвечает Виртуальная АТС. Отметим, что решение от «Телфин» позволяет создавать неограниченное количество таких линий с возможностью приема на них звонков в любой точке мира. Таким образом Виртуальная АТС может объединить телефоны, находящиеся не только в одном офисе, но и в различных городах или странах. При этом обратите внимание на то, что в любом из этих случаев связь внутри вашей корпоративной телефонной сети будет бесплатной.

Звонок не будет потерян

В процессе обработки одновременно поступающих звонков важным является такой параметр, как время ожидания клиента на линии. И чем оно будет меньше, тем больше вероятность того, что разговор состоится. Для того, чтобы сократить время ожидания до минимума Виртуальная АТС «Телфин.Офис» предлагает возможность создания различных сценариев распределения звонков по вашей корпоративной телефонной сети, в зависимости от сезонности, дня недели или даже времени суток.

Однако принять одновременно поступающий поток вызовов, грамотно перенаправляя их, к примеру, на группу сотрудников, либо на каждого свободного специалиста, - дело одно. Но как быть, когда на телефон одного из ваших менеджеров во время его разговора поступает несколько других звонков? Обычно, в такой ситуации все позвонившие люди услышат в трубке сигнал «занято». Но только не с Виртуальной АТС от «Телфин», которая позволяет решить эту задачу, удерживая следующие друг за другом вызовы и выстраивая их на линии в так называемую «Очередь звонков». В этом случае никто не услышит сигнала «занято» и получит возможность пообщаться с вашим сотрудников сразу после завершения им очередного разговора.

Другой вариант, когда звонок не останется без ответа, обеспечивает функция Виртуальной АТС «Перехват вызова». Она позволяет любому свободному менеджеру занятого коллеги перехватить поступающие на его телефон звонки и переключить их на себя.

А что делать, когда менеджер отсутствует на рабочем месте и его коллега физически не может перехватить поступающие ему вызовы? Как их не потерять? В данной ситуации поможет функция «Переадресация», благодаря которой все поступающие на телефон отлучившегося специалиста вызовы перенаправляются на его мобильный или домашний номер. В том случае, когда и по этим телефонам клиент не может дозвониться, он перенаправляется либо на секретаря, либо на голосовую почту вашей компании, где ему предлагается оставить свое сообщение.

Некоторые дополнительные функции

Также Виртуальная АТС от «Телфин» снабжена функцией «Автосекретарь», которая позволит всем позвонившим в вашу компанию клиентам самостоятельно связаться с интересующим сотрудником или отделом либо с помощью тонального набора, либо голосовым управлением (сервис «Телфин. Барышня»). В последнем случае для соединения достаточно произнести в телефонную трубку фамилию и имя человека или название отдела.

Кроме того, подключив Виртуальную АТС, вы сможете воспользоваться функцией «Голосовая почта», на которую будете перенаправлять (например, в ночное время или по выходным дням) всех позвонивших клиентов с предложением оставить сообщение. Таким образом, ваши клиенты почувствуют, что их звонок действительно важен.

Также с помощью данного решения сотрудники вашей компании смогут отправлять и принимать факсимильные сообщения без какого-либо дополнительного оборудования.

Для тех, кто стремится контролировать телефонные беседы своих менеджеров будет полезна функция Автоматической записи телефонных разговоров. Одновременно с возможностью вести статистику всех соединений этот сервис также обеспечивает дисциплину сотрудников. Эффективность их работы в этом случае стимулируется тем, что любой в компании знает о записи его телефонных переговоров, прослушав которые можно всегда убедиться в эффективности и профпригодности того или иного специалиста.

Помимо этого решение от «Телфин» позволяет организовывать сеансы конференц-связи с неограниченным количеством участников.

На последок отметим, что специальный персонал для обслуживания Виртуальной АТС не требуется. Всю работу в этом случае в рамках абонентской платы выполняют сотрудники сервис-провайдера «Телфин».