Виртуальная vs. «железная» АТС

Организация качественных коммуникаций между клиентами и компанией, а также между сотрудниками – одна из самых важных задач, которую должен решить руководитель. В среднем и малом бизнесе ее решение осложняют необходимость экономии на связи и трудности, связанные с масштабированием системы, если компания расширилась.

В современных условиях рассматривается два варианта: создание классической телефонной системы, основанной на «железных» АТС, или внедрение виртуальной телефонии. Что же выбрать?

Первоначальные затраты и время реализации проекта

При внедрении классического телефонного решения компания в начале жизненного цикла вынуждена идти на крупные расходы. В их число входят выбор, покупка и установка «железной» АТС, ее настройка, разводка телефонных кабелей по офису, закрепление линий за сотрудниками, приобретение необходимого количества внешних телефонных каналов и номеров. Весь процесс построения «железного» телефонного решения занимает от одной до трех недель. Все это время компания остается без связи, или же связь работает с перебоями. И в итоге предприятие получает достаточно дорогое решение.

Первоначальная стоимость такого решения, включающая приобретение, установку и настройку офисной АТС и телефонного номера (для офиса, в котором работает 10-20 человек), составит от 20 до 70 тысяч рублей.

Установка виртуальной АТС (ВАТС) не требует от персонала и топ-менеджмента технических знаний, компания не тратится на покупку оборудования, а развертывание виртуального решения и запуск его в эксплуатацию занимает от 15 минут до одного дня.

Стоимость внедрения ВАТС, включающая приобретение необходимого программного обеспечения, его настройку и покупку местного телефонного номера, составит от 990 рублей.

Масштабируемость

Приобретая «классическую» офисную АТС, компания вынуждена идти на дополнительные траты. Чтобы удовлетворить потребности компании в связи и организовать 13 линий, необходимо приобрести станцию с 16 портами. А в случае, если компании через какое-то время потребуется больше 16 линий, придется менять АТС. Или докупать дополнительные модули, чтобы расширить ее емкость. Если же вы планируете открыть еще один офис, то придется купить еще одну АТС. А если планы по расширению бизнеса окажутся «замороженными» и придется закрывать филиал – уже инвестированные средства в телефонию просто пропадут.

При этом стоит учесть, что функционал «железной» АТС с трудом поддается модификации и расширению. Во-первых, такое расширение допускают только дорогие модели. Во-вторых, для расширения возможностей АТС придется покупать дополнительные и весьма недешевые платы, лицензии или даже отдельные устройства. И главное, даже после расширения классическая АТС не сможет обеспечить полноценную поддержку бизнес-процессов продаж и обслуживания клиентов, доступную пользователям виртуальной АТС.

Расходы на расширение функционала классической офисной АТС непредсказуемы, а время их внедрения продолжительно.

В случае с виртуальной АТС компания бесплатно получает 100 каналов для связи с внешним миром, а также возможность подключать любое количество внутренних абонентов. Уже на «младших» тарифах организация приобретает набор услуг, который позволяет контролировать «телефонную» нагрузку на сотрудников и общую загрузку линий, оптимально распределять в коллективе входящие звонки, видеть исчерпывающую статистику по принятым, пропущенным или совершенным вызовам. Причем посмотреть такую статистику руководитель может по каждому конкретному специалисту, отделу или по всей компании. А добавление в ВАТС новых абонентов и необходимых в данный момент инструментов делается буквально «в один клик мыши» из личного кабинета пользователя.

Затраты на расширение функционала виртуальной АТС предсказуемы, настройка не требует специальных знаний и не занимает много времени.

Эффективность работы

Классическое решение ограничивает возможности по приему входящих звонков. Если входящие звонки проходят через секретаря, тот снимает трубку и переводит вызов на нужного сотрудника, набирая его внутренний номер. Если секретарь отсутствует, то входящий звонок с вероятностью в 80% будет потерян. То же самое происходит, когда все возможные линии офисной АТС заняты. В этом случае компания рискует потерять не звонок, а клиента, который слышит в трубке сигнал «занято» и, скорее всего, не будет звонить повторно.

Как бы вы ни старались, количество пропущенных или непринятых звонков будет достаточно высоким. К сожалению, в большинстве случаев это связано с технологическими особенностями классического телефонного решения.

В случае виртуальной АТС трубку может поднять следующий по квалификации сотрудник, у которого линия в данный момент свободна. Кроме того, функционал ВАТС позволяет запрограммировать прохождение входящего звонка так, как это удобно в данный момент: он может поступать на телефон конкретного сотрудника, на все телефоны в отделе, на каждый незанятый телефон по очереди или переадресовываться на мобильный телефон, филиальный номер или Skype-аккаунт специалиста, находящегося в командировке или на выезде.

Виртуальная АТС заточена на то, чтобы каждый входящий звонок был принят, что, безусловно, повышает эффективность бизнеса.

Единое пространство на все филиалы

Рано или поздно ваша компания вырастет: появятся дополнительные офисы и филиалы, в которых необходимо сохранить единое коммуникационное пространство. И в этом случае возможности классической АТС весьма ограничены. В каждом новом офисе компании вы устанавливаете новую АТС, назначаете короткие номера сотрудникам, но сохранять единое коммуникационное пространство посредством этого решения оказывается делом трудоемким и дорогим. Если же дополнительный офис находится в другом городе, к затратам на связь добавляется стоимость внутренних междугородних разговоров.

«Железная» АТС не позволяет объединять дополнительные офисы в одно пространство, вследствие чего расходы компании на связь сильно увеличиваются.

Если же в вашей компании работает виртуальная АТС, то вы можете объединить филиалы под одним телефонным номером (или несколькими) и создать единый план нумерации и единую систему маршрутизации вызовов для сотрудников всех филиалов.

Набрав такой номер в Санкт-Петербурге или Москве, можно напрямую попасть на нужного специалиста в другом филиале, минуя секретаря, завскладом или администратора.

Стоимость разговоров

«Железная» АТС использует телефонную сеть общего пользования, доступ к которой предоставляет телефонный оператор. И если ваши звонки не выходят за пределы города, с их стоимостью все будет в порядке. Но как только вы решите позвонить в соседний город, область или в другую страну, стоимость связи при использовании классического решения вырастет в разы. Вы будете платить не только за местную, но и за зоновую, междугороднюю и международную связь.

Виртуальная АТС для передачи голосовых данных использует IP-сети, имеющие возможность передавать сигнал «от точки до точки» на равных условиях. Именно поэтому стоимость звонков в любую точку мира в случае использования ВАТС гораздо ниже, а внутренние междугородние и международные звонки бесплатны.

Шаг навстречу выбору

Чтобы приобрести ВАТС в Самаре, вам достаточно позвонить в «Манго Телеком» по телефону: 8-800-55555-22 или зайти на сайт компании.

Представительство компании в Самаре откроется в начале лета по адресу: Московское шоссе, дом 4а, строение 2, этаж 12, БЦ «Скала Холл».