Большие и маленькие компании сталкиваются с одинаковыми проблемами. В работе над проектами – хаос, невозможность выяснить, кто и за что отвечает, срыв сроков, невозможность оценить результаты работы. В том числе и материальные. Но некоторые компании стараются глубже понять, как работает их бизнес. А в наведении порядка в работе им помогает «Битрикс24», заменяющий массу устаревших и неудобных инструментов управления. С помощью этого сервиса самарцы стали эффективно управлять бизнесом, уменьшили время, уходящее впустую, сократили издержки. Как это у них получилось – в статье на 63.ru.
Готовый сервис для решения задач – бесплатно
«Единая национальная диспетчерская система» (ЕНДС) – крупнейший российский оператор, предоставляющий услуги спутникового мониторинга мобильных объектов с использованием технологий ГЛОНАСС/GPS, – рассказывает руководитель представительством ЕНДС в Самаре Василий Капцов. – Офисы и представительства ЕНДС разбросаны по 70 городам России и ближнего зарубежья. В Самаре нас 10 человек, плюс-минус два-три в разное время. Мы работаем автономно, хотя и под единым брендом».
За шесть лет работы в Самаре ЕНДС продала, установила и внедрила несколько сотен систем спутникового мониторинга транспорта.
«Клиенты у нас разные – от индивидуального предпринимателя с одной машиной, до предприятий, которые владеют парками из сотен транспортных средств, – рассказывает Капцов. – Они внедряют наши решения, чтобы понимать реальный, а не заявляемый водителями уровень затрат на эксплуатацию и топливо для их автомобилей и спецтехники».
Система мониторинга ЕНДС должна непрерывно собирать всю информацию о работе машин. А техника в это время – приносить прибыль своим предприятиям. Поэтому в случае технического обслуживания системы или при ее установке на новый транспорт инженеры ЕНДС обязаны действовать максимально оперативно и четко. Проблема в том, что порой доступ к транспорту можно получить лишь на несколько часов. Еще чаще транспорт «разбросан» по всей области.
«У нас есть диспетчер, который из офиса следит за передвижением машин, есть бригады инженеров, решающие технические вопросы на местах, – продолжает Василий Капцов. – Работу всех этих людей, как и заявки от заказчиков, нам нужно координировать. Но человеческий фактор играет свою роль – заявка может потеряться или остаться необработанной. Все это ведет к недовольству клиентов. Поэтому нам нужен был инструмент, который в первую очередь помог бы офису контролировать своевременное исполнение задач, особенно долгих и «многосоставных». А во-вторых, позволил бы постепенно подключить к работе над задачами «мобильных сотрудников» – инженеров и руководителей, которые часто бывают в разъездах. Таких у нас примерно 50 процентов».
Проанализировав несколько решений, руководитель ЕНДС в Самаре остановил выбор на «Битрикс24», так как система отвечала всем требованиям: у нее был сильный проектный функционал и хорошая поддержка мобильности. К тому же бесплатная версия «Битрикс24» не была урезанным вариантом коммерческого продукта, а давала хорошую возможность сразу решить весь спектр задач Самарского филиала – как в настоящем, так и в будущем.
«Мы стали использовать «Битрикс24» как «Планировщик», которого нам долго не хватало: быстро и просто делать заявки клиентов на обслуживание или установку систем мониторинга задачами в рабочих группах, – делится опытом изменений работы офиса Василий Капцов. – Особенно важно нам было фиксировать сложные или «растянутые во времени» кейсы. Мы начали ставить себе напоминания, подключать нужных сотрудников, а по выполнении отмечать, закрыли мы эту задачу в срок или задержались. Конечно, мы стали анализировать причины задержек, чтобы понимать, как избежать их».
В результате того что каждая, даже самая долгая задача получила «хозяина» и всегда актуальный статус, они стали контролироваться намного четче, чем раньше – как руководителем, так и сотрудниками. Минимизировалось и количество лишнего общения. Если задача зависит от разных сотрудников (техническую работу делает один специалист, документы по работе – другой), никому не нужно ходить и требовать, чтобы ее передали дальше. Нужно просто заглянуть в систему, посмотреть сроки, статусы, отчеты и приложенные к задаче документы.
«При таком обилии комплексных задач меня как руководителя выручает чек-лист. Его удобно использовать, когда работу необходимо выполнять и контролировать поэтапно и исполнителей у нее много. Все всегда могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркнуть выполненные. Благодаря чему сразу видно, на какой стадии находится не только все дело, но и его многочисленные подзадачи. И кто за что отвечает здесь и сейчас».
Еще один инструмент, который ЕНДС намерена освоить в ближайшее время – работа с клиентами в CRM.
«Мы планируем начать отслеживать работу с заказчиками, начиная с первого звонка и заканчивая вторичными продажами, так как парк у клиентов часто меняется, какие-то машины списываются, какие-то докупаются, – резюмирует Капцов. – Поэтому для нас эффективнее, чтобы весь круг работ, связанных с заказчиками, включая продажи, велся в едином поле «Битрикс24».
«Битрикс24» стал для всех осознанным решением
Самарская клининговая компания iClean наводит чистоту и порядок в крупных торговых комплексах, магазинах и офисах. По словамруководителя клининговой компании iClean Татьяны Козловой, в этом году ее руководители задумались о том, чтобы навести порядок у себя в заметно разросшейся базе клиентов. Хранить контакты почти 100 предприятий в табличке .xls и совмещать их с записями на бумажках, в которых помечено, когда предстоит генеральная уборка перед открытием нового ТЦ, а когда и у кого – уборка после строительства, стало затруднительно. К тому же компании хотелось наблюдать не только за тем, как движется работа с клиентами, но и понимать, что все отделы, которые обслуживают заказчиков, действуют без задержек, четко и аккуратно.
«Недавно iClean выиграла тендер на уборку крупного ТЦ, который открывался поэтапно. Все коммуникации по этому большому проекту, позволяющие понять, что, кому и в какой срок нужно сделать, должны были идти в одном пространстве. Кроме того, нам нужно было учитывать и коммуникации со всеми остальными заказчиками – новыми и существующими. А привычные таблицы этого не позволяли. Так появился «Битрикс24».
Прежде всего iClean начала работать с CRM. «Руководитель, который отвечает за продажи, заносит в систему всю информацию о заказчиках – не только контакты и суммы оплаты, но и важные моменты из переписки, – отмечает Татьяна Козлова. – Также он оставляет в карточке каждого клиента соответствующие комментарии для своих сотрудников, которые видят их в «живой ленте». Бухгалтера же берут из CRM информацию о суммах сделок, реквизитах новых клиентов, счетах. Я, в свою очередь, вижу, как идет каждая сделка и весь процесс работы с клиентами. Всем удобно».
Параллельно компания стала работать в группах. Например, руководитель стал ставить менеджерам задачи по началу генеральной уборки у того или иного клиента – с четкими сроками начала и конца. Менеджеры начали отмечать активности, связанные с производственным отделом, который выполняет уборку и обязательно ставить отметки о выполнении задач. Их тут же видел руководитель. То есть весь процесс сразу оказался под контролем.
И конечно, iClean нужен был календарь. Вернее, два. Допустим, уборка в новом магазине началась 10 сентября. Так как компания при постоянных уборках берет плату за календарный месяц, ясно, что сумма должна быть меньшей. В «Календаре» постоянных работ от «Битрикс24» вся эта информация есть вместе с датами начала ежедневных уборок и окончания, если клиент ушел. Второй «Календарь» ведется только по разовым работам – по генеральным и послестроительным уборкам. Он привязан к конкретным сделкам и, соответственно, к клиентам.
Кстати, кадровая информация в iClean тоже хранится в системе на «Диске». Паспортные данные, скан-копии ИНН сотрудников, трудовые контракты – все находится в одном месте.
«Благодаря работе в «Битрикс24» у нас воцарился порядок – в отношениях с клиентами и сотрудниками, в совместной работе трех отделов и в продажах», – подводит итог Татьяна Козлова.
В будущем компании хочется настроить интеграцию с «1С: Бухгалтерией», в системе эта возможность есть.
Хотите решать свои бизнес-задачи так же эффективно, как герои наших историй? Зарегистрируйтесь в бесплатной версии «Битрикс24», используя промо-код «63.ru», и получите до 12 дополнительных пользователей на полгода бесплатно. Промо-код действителен до 26.10.2014 года.
