Профессия: секретарь-референт

Без этого человека руководитель любого уровня как без рук. Он встречает посетителей, находит нужные документы, отвечает на звонки, напоминает о встречах. Это секретарь, личный помощник, офис-менеджер, секретарь-референт.

По данным кадровых агентств, профессиональный, грамотный, с хорошим опытом работы, особенно со знанием иностранного языка секретарь-референт всегда был, есть и будет востребованным специалистом — тем, кого смело можно назвать помощником руководителя. Спрос на таких специалистов достаточно ровный из года в год. Единственное изменение - стали цениться сотрудники старшего возраста с большим опытом работы. Можно предположить, что с годами профес-сиональная планка секретаря-референта будет подниматься, более востребован-ным станет знание языков. Соответственно, можно ожидать, что зарплата секретарей-референтов повысится.

Секретарь-референт - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией, находящийся в курсе текущих дел компании. Хороший специалист видит ситуацию в целом и понимает задачи, которые перед ним ставит руководитель. Для многих должность секретаря-референта является первой ступенью карьерной лестницы, отправной точкой для самореализации.

Первый критерий, по которому определяется заработная плата, - это образование. При наличии высшего образования, в том числе незаконченного, заработная плата может составить от 6000 руб. и до 17500. Нередко вакансия ждет даже студента, как правило старших курсов.

Если кроме высшего образования секретарь владеет иностранным языком, то уже на испытательном сроке можно получать от 8 000 до 12 000 рублей. Если претендент успешно проходит этот этап, то зарплата может увеличиться до 18000. Максимальный размер оплаты этого труда будет в пределах 30 000 рублей. Но это уже для настоящих профи, ведущих дела в ранге помощник заместителя генерального директора по региональному развитию, ассистент генерального директора.

Если взглянуть на проблему трудо-устройства на вакансии секретариата с гендерной точки зрения, то конечно же наиболее востребованными остаются аккуратные, внимательные и испол-нительные женщины в возрасте от 20 до 35 лет. Мужчины на этих должностях - большая редкость.

За вакансией секретаря или секретаря-референта могут скрываться такие должности:

1. Секретарь административного аппарата

2. Помощник руководителя, офис-менеджер

3. Кадровый делопроизводитель

4. Секретарь-администратор

5. Офис-менеджер

6. Ассистент генерального директора

7. Административный ассистент офиса

8. Секретарь

9. Секретарь-референт.

Профессиограмма секретаря

1. Делопроизводитель.

Содержание труда: принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения, ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, отправляет исполненную документацию по адресатам, систематизирует и хранит документы текущего архива, подготавливает и сдает в архив материалы, законченные делопроизводством.

Должен знать: положения и инструкции по ведению делопроизводства в учреждении, организации и на предприятии, основные положении Единой государственной системы делопроизводства, порядок контроля за прохождением служебных документов.

Профессионально важные качества: внимательность; аккуратность; грамотность; усидчивость; хорошая память; концентрация внимания.

Квалификационные требования: индивидуальное обучение, курсы.

Медицинские противопоказания: плохое зрение; нервные и психические заболевания.

2. Секретарь.

Содержание труда: выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделения, организует прием посетителей, ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений.

Должен знать: делопроизводство, правила печатания и оформления деловых бумаг, правила эксплуатации оргтехники и ПК, пользования приемно-переговорными устройствами, правила орфографии и пунктуации.

Профессионально важные качества: память; внимание; тактичность; коммуникативные способности; быстрота реакции.

Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Медицинские противопоказания: дефекты зрения и слуха; неврозы.

3.Секретарь-машинистка.

Содержание труда: печатает и оформляет различные документы, распоряжения, приказы, письма и др., приглашает к руководителю предприятия работников, принимает телефонограммы и почту, отвечает на телефонные звонки, организует прием граждан по личным вопросам, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию.

Должен знать: грамматику русского языка, правила печатания и оформления деловых бумаг, делопроизводство, корректурные знаки, способы устранения простейших неисправностей оргтехники, правила пользования телефонными и др. справочниками, оргтехникой.

Профессионально важные качества: хорошая грамотность; линейный глазомер; повышенная внимательность и четкость; усидчивость; аккуратность; хорошая память; концентрация внимания; доброжелательность.

Квалификационные требования: начальное профессиональное образование (НПО).

Медицинские противопоказания: плохое зрение; заболевания нервной системы.

4. Секретарь-референт.

Содержание труда: регистрирует и систематизирует письма, документы, ведет телефонные переговоры, выполняет поручения руководителя, передает по назначению его задания, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, готовит информационно-обзорные материалы, тиражирует необходимую документацию, использует в работе ПК, оргтехнику.

Должен знать: делопроизводство, основы научной организации труда, стенографию, ПК, правила орфографии и пунктуации, основы психологии общения, эстетики, этики, желательно иностранный язык.

Профессионально важные качества: острота зрения и слуха; память; аккуратность; коммуникативные и организаторские способности; эмоционально-волевая устойчивость; внимание.

Квалификационные требования: начальное или среднее профессиональное образование.

Медицинские противопоказания: нервно-психические заболевания; дефекты зрения и слуха; выраженные дефекты речи; явные физические недостатки.

5. Офис-менеджер.

Общая характеристика профессии: в зависимости от выполняемых обязанностей - главный администратор офиса, референт, помощник руководителя.

Должностные обязанности: в основные обязанности офис-менеджера входит планирование и координирование деятельности офисных служб, обеспечение выполнения корпоративных правил и норм, планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы, анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы, проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой, проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования, выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования, управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе, выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль. Часто в полномочия офис-менеджера помимо кадрового делопроизводства и организационной работы входит распределение рабочего времени сотрудников.

Квалификационные требования: высшее, среднеспециальное образование.