Как присутствовать на рабочем месте виртуально

Работать, не выходя из дома, – наверняка, об этом хотя бы раз мечтали те, кто ежедневно тратит время, простаивая в утренних пробках. О технологии удаленного доступа слышали многие компьютерные пользователи, но не все знают, что для ряда самарских компаний она уже стала эффективной рабочей моделью, способной оптимизировать рабочие процессы и сделать их более техноемкими.

Корреспондент IT63.ru познакомился с основными принципами системы удаленного доступа и узнал, как городские организации применяют ее на практике.

Чем виртуальное присутствие лучше реального

Опытом организации системы удаленного доступа поделился директор ООО «Территориальное агентство оценки» и консорциума «Поволжский Центр Развития» Валентин Лобанов: «Современная реальность бизнеса, нарастающая конкуренция и рост масштабности проектов формируют потребность оптимизировать бизнес-процессы, что приводит к необходимости привлечения к работе удаленных и мобильных сотрудников. По опыту нашей компании можно отметить, что, переводя персонал на удаленную работу, компания получает массу преимуществ: сокращаются расходы на аренду офиса и его содержание, покупку расходных материалов и оборудования, переведенные на удаленный доступ сотрудники не тратят свое время в пробках по пути на работу и обратно, отпадает необходимость содержать большой парк современной офисной техники, который должен быть обеспечен соответствующим программным обеспечением и каналами коммуникации». «Кроме того, – добавляет Валентин Лобанов. – Удаленный доступ минимизирует риски потери информации при различных форс-мажорных обстоятельствах: пожар, воровство, изъятие компьютеров при различных проверках и т. д.».

По сути, возможность организации удаленного доступа является серьезным доказательством мобильности офиса и его сотрудников. Именно к этому – наряду с сокращением издержек – стремятся многие компании в различных бизнес-сферах. Благодаря этой системе реальное число сотрудников компании может значительно превышать штат работников, присутствующих в офисе физически. Сотрудником может стать человек из другого региона и даже из другой страны.

У многих работодателей до сих пор сохраняется предубеждение, что более эффективно воздействовать на коллектив и контролировать рабочие процессы можно только при условии личного присутствия – «на местах». Когда руководитель не видит, как работает его подчиненный, он может усомниться в том, работает ли тот вообще. Впрочем, многие представители бизнеса, которые уже перешли на модель удаленного доступа, отмечают, что этот стереотип для них уже не актуален. Сама по себе система удаленного доступа подразумевает довольно серьезный контроль за деятельностью представителей организации, просто на другом, более технологичном уровне. Так, контролирующую функцию выполняет электронный документооборот, по которому впоследствии можно отследить каждое действие сотрудника и сделать вывод о его активности в рабочее время. Одним из примеров такой автоматизированной системы электронного документооборота является СЭД «Директум». Помимо того, что система позволяет контролировать рабочий процесс и при необходимости оперативно вносить изменения в процесс работы, она еще решает вопросы отчетности и хранения документации.

Еще одно средство контроля при удаленной работе – голосовой чат. На Западе «виртуальные» совещания уже давно стали повседневностью, сейчас многие российские компании также перенимают этот опыт. С помощью голосовых и видеоконференций можно привлекать к обсуждению важных для компании вопросов не только сотрудников в офисе, но и тех, кто находится в командировке. К тому же, такие сеансы голосовой и видеосвязи являются еще одной возможностью мобилизовать сотрудников и удаленно поддержать рабочий настрой. Участвовать в таких конференциях могут как двое сотрудников, так и весь корпоративный штат. Эта техническая возможность является частью глобальной системы удаленного доступа.

Заместитель директора по научно-методической и экспертной работе ООО «Территориальное агентство оценки», заместитель директора консорциума «Поволжский Центр Развития» Андрей Савельев рассказал о возможностях, которые открываются для сотрудников его компании в формате удаленного использования, – все эти опции доступны онлайн круглосуточно. «У каждого сотрудника есть возможность воспользоваться общими ресурсами, например, нашей единой базой данных «ПЦР: АДОН», расчетным программным комплексом «ПЦР: Глобал» или централизованно подготовленной аналитикой. В общем доступе также находятся электронный документооборот и все статистические сборники. Таким образом, любой сотрудник может оказаться в рабочем режиме, находясь в любой точке мира и с любого устройства, даже портативного».

Основные принципы удаленной работы

Техническая сторона организации удаленного доступа в офисе, как правило, выглядит следующим образом. Компания устанавливает комплекс на основе программного и терминального сервера. Например, система удаленного доступа в «Поволжском Центре Развития» функционирует на базе Microsoft Windows Server 2008. По словам специалистов компании, домен на базе Microsoft Windows Server 2008 Enterprise позволяет перекрыть практически любую потребность в вычислительных мощностях. Используя модификацию «кластер – сервер», можно получить неограниченный прирост мощности. Кроме того, реализация технологии виртуализации Hyper-V позволяет реализовать любое сочетание операционных сред. Что касается функционирования терминального сервера, то он полностью интегрирован в операционную систему. Сервер обеспечивает подключение клиента к своему виртуальному рабочему месту и взаимодействие с ним. Также он предоставляет инструменты системного контроля и управления для администраторов.

При организации системы удаленного доступа каждый сотрудник организации получает свое изолированное виртуальное рабочее место. Все службы и специализированное ПО находятся на сервере, который обеспечивает компьютер работника процессорной мощностью, службами хранения, резервирования, протоколами взаимодействия с сотрудниками. При этом совершенно не важно, какой мощностью обладает компьютер сотрудника – он нужен только для организации «окна», выхода на сервер, на котором и происходит непосредственная работа.

Удаленный доступ предполагает наличие постоянной виртуальной связи между сотрудником и офисом в лице руководства компании, поэтому система связи при организации удаленного доступа прорабатывается детально. В современных системах используется сервер телефонии с неограниченным запасом номерной емкости, а также голосовой сервер для проведения уже упоминавшихся онлайн-совещаний. Андрей Савельев отмечает, что компания в своей работе использует коммуникационную платформу Asterisk. «Эта платформа с открытым исходным кодом обладает всеми возможностями современной офисной телефонной линии. Ее ап-тайм может с легкостью превышать 400 суток при функционировании на Ubuntu».

Очевидное преимущество всей системы удаленного корпоративного доступа – в ее гибкости и масштабируемости. Составные части системы можно формировать, исходя из корпоративных задач и запросов компании, благо из программного обеспечения, представленного на рынке сегодня, есть что выбрать.

По словам системного администратора Алексея Чиркова, который занимается организацией системы удаленного доступа для одной из самарских компаний, удаленный доступ сегодня – настоящая находка для стартапов и неклиентоориентированных компаний. «В ситуации, когда какой-либо программный продукт просто не по карману специалисту, организация системы удаленного доступа – настоящая находка. Его организация вполне доступна с финансовой точки зрения и удобно в эксплуатации, ведь для того, чтобы получить доступ к корпоративному компьютеру, нужен всего лишь доступ в Интернет. Да и многим сотрудникам нравится быть мобильными, а не работать в жесткой привязке к своему офисному месту».