Прощание с бумагой?

Спустя почти 20 веков, эра бумаги уходит в прошлое. Печатные книги становятся, скорее, своего рода, сувениром, фотографии хранятся в компьютерах и все реже принимают материальную форму. Однако, переход к электронным носителем, не так прост, как кажется.

В государственных организациях и крупных компаниях бумажные архивы копились десятилетиями! Десятки миллионов страниц разных форматов, огромные чертежи, планы и т.п. Сканирование этих гор информации своими силами не представляется возможным. Тем временем, в реалиях современности, самым важным условием работы является мобильность и скорость предоставления той или иной информации. А когда тебе необходимо найти иголку в стоге сена – о грамотном использовании времени говорить не приходится.

Представим самую простую ситуацию: в компанию «А» от компании «Б» приходит запрос о «скане» документа пятилетней давности, причем важном документе. Запрос отправляется в отдел бухгалтерии (10 секунд), работник отдела бухгалтерии бросает дела (не менее важные для компании «А») и отправляется в архив. На поиск нужного документа уходит (минимум) от 5 до 10 минут, затем документ необходимо отсканировать (5 минут), отнести оригинал обратно (2 минуты) и отправить «скан» в компанию «Б». При этом будет очень хорошо, если не окажется, что в компании «Б» забыли попросить еще Приложение к тому первому документу.

Итого, на вышеописанную, вполне рядовую ситуацию человек тратит примерно от 15 до 20 минут, отрываясь от дел насущных. А если представить, что весь пыльный архив находится в компьютере работника? Сколько тогда надо потратить времени? От 15 до 20 секунд. Примерно в 60 раз быстрее!!! Остается только один вопрос, как создать в своем компьютере этот архив? Кто будет его структурировать? Где взять оборудование для сканирования таких объемов информации и нестандартных форматов бумаги? Кто поручится за безопасность и конфиденциальность информации? На эти и другие вопросы нам ответил Павел Ситников, заместитель генерального директора компании «Открытый Код», руководитель направления «Электронные архивы»:

- В чем суть электронной архивации?

- Электронная архивация – это инструмент, решающий проблему скопления огромных объемов информации на материальных носителях и работы с ними. Весь процесс делится на три этапа. На первом этапе осуществляется оценка существующих архивов. На этом этапе нашими специалистами составляется подробная опись всей документации той или иной организации. Общее количество страниц архива, количество дел, количество пленок, чертежей, анализ их ветхости. Заказчику предоставляется подробный отчет о проделанной работе, из которого он наглядно видит объемы своих архивов. Зачастую сталкиваемся с тем, что заказчик и не представляет насколько велики архивы организации.

Второй этап – это перевод информации в электронный вид. Сначала мы подготавливаем документы к сканированию, затем непосредственно сканируем, используя то или иное оборудование, в зависимости от документа. При работе с древними или плохо сохранившимися документами, текст вводится вручную двумя операторами, затем программа анализирует совпадение этих текстов и при каком-либо расхождении – проводится повторное изучение спорных моментов. Затем осуществляется индексация и типизация, полученного электронного архива. Ну и третий этап – это загрузка электронного архива в информационную систему. Тут есть два варианта, либо архив внедряется в уже существующую систему, с которой работает Заказчик, либо мы предоставляем ПО собственной разработки, учитывая уникальные потребности заказчика.

- Наши производственные центры работают на оборудовании от ведущих мировых производителей, не имеющем аналогов в ПФО и позволяющем сканировать документы с большой скоростью без вреда для первоисточников и получать изображения высокого разрешения, отличного качества, без искажений, что в дальнейшем помогает распознавать полученный текст с большей точностью. Используемые промышленные сканирующие комплексы в Компании позволяют вести работы по оцифровке документов в круглосуточном режиме, который организуется при необходимости оперативного выполнения работ.

- Используется ли, для работы с архивами, специальное программное обеспечение?

- Во всем цикле создания электронного архива, мы используем программное обеспечение собственной разработки. Весь процесс автоматизирован и отлажен. Причем, заказчик в любой момент времени может видеть на какой стадии работы находится документ (где находится тот или иной документ, кто с ним работает и какая именно работа проводится). Также мы предоставляем, при необходимости, ПО для работы с электронными архивами, созданными в результате сканирования, проводим обучение и занимаемся обслуживанием и сервисом поставляемого программного обеспечения.

- Как решается вопрос информационной безопасности? Ведь среди архивов крупных компаний есть много информации, не подлежащей разглашению.

- Компания «Открытый код» обладает всеми необходимыми лицензиями ФСБ и ФСТЭК на предоставление услуг в области информационной безопасности и защиты персональных данных, а также многолетним опытом по разработке, внедрению и сопровождению защищенных сложных информационных систем. Производственные помещения и информационные системы, используемые в производственном процессе оцифровки документов соответствующим образом аттестованы и удовлетворяют самым высоким требованиям безопасности и защиты информации. Также весь процесс является абсолютно прозрачным для заказчика. Он может контролировать, в режиме он-лайн, на каком этапе находится работа наших сотрудников и кто имеет доступ к документам.

- Есть ли возможность сканирования на территории заказчика? Если да, то как это происходит?

- Мы занимаемся электронной архивацией как на территории своих производственных центров, так и на территории заказчика. В случае если подлежащие архивации документы находятся в оперативном использовании, то целесообразней работать на территории заказчика. В этом случае мы привозим все необходимое оборудование непосредственно на место нахождения архивов и разворачиваем производственный участок. При этом сохраняется конфиденциальность и все уровни защиты осуществляемых работ. Если же мы работаем на своей территории, то все архивы перевозятся нами в специальных опечатанных контейнерах в наши лаборатории.

- Опыт работы?

- Работая на рынке этих услуг сравнительно недавно, мы уже выполнили ряд крупных проектов, которыми по праву можем гордиться. Мы участвовали в оцифровке архивных материалов органов ЗАГС Самарской области, где было оцифровано более 5 000 000 страниц документов. Встречались разные степени ветхости документов, разные форматы. Были и такие документы, которые буквально рассыпались в руках, но оборудование и наши опытные специалисты показали себя с самой лучшей стороны. Кроме того, в электронный вид были переведены краеведческие издания Самарской области, находящиеся в различных архивах Самарской области.

В прошлом году был разработан прототип системы электронного муниципального архива города Самары. Работа продолжается и должна быть закончена в этом году. Функционал системы не имеет аналогов в настоящее время в РФ и предоставит полный комплекс возможностей по работе и управлению электронными муниципальными архивами, быструю обработку запросов от граждан и организаций, поддержку межведомственного взаимодействия. Система будет интегрирована с уже существующими информационными системами и порталами государственных услуг Самарской области.

Наши конкурентные преимущества следующие - во-первых, это комплексность предоставления услуг по созданию электронных архивов, от собственно оцифровки и до разработки адаптированных систем работы с большими массивами данных и обеспечения информационной безопасности, во-вторых - использование собственной отечественной программной платформы работы с архивами и предоставления гражданам и организациям электронных услуг, интеллектуальная система обработки и поиска информации на основе баз знаний, в-третьих - использование и поставка новейшего передового оборудования для оцифровки документов на любых носителях и профессиональных систем хранения информации (хранилищ данных), в-четвертых - возможность работы с любым количеством данных, наличие собственных производственных центров, высококвалифицированного персонала, имеющего многолетний опыт работы в данной сфере.