Какие риски необходимо учесть при хранении документов организации

Архив документов — это не шкафы, заполненные томами дел и папками, а прикладной инструмент в работе любой организации.

Чтобы компания работала эффективно и в правовом поле, архив должен быть в порядке. Эксперты 1С рассказали, как избежать пяти основных ошибок, которые могут нанести серьезный вред организации.

Или хранить как попало. Это касается бумажных носителей и электронного документооборота. Если архив не организован должным образом, то в нужный момент можно не найти необходимую справку, подтвердить платеж, рассчитать сотрудника и составить отчет для налоговой. В результате теряется время на поиск документа. А фирма рискует потерять деньги, в том числе на штрафах.

Чтобы компании могли избежать неприятностей, достаточно почитать Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года о правилах хранения документов. Эти два документа подробно описывают, как правильно хранить и вести учет документов, чтобы у государства не было претензий к организации. За нарушение предусмотрены административные штрафы от 10 000 до 300 000 рублей.

Это не обязательно. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года определены сроки хранения для каждого из типов документов. В утвержденном перечне документы сгруппированы по направлениям управленческой деятельности и делятся по срокам хранения на временное и постоянное.

Хранить документы недостаточно — нужно еще знать, что и где лежит, сколько еще будет лежать и куда положить новое. Чаще всего проблемы учета возникают там, где нет ответственного за архив сотрудника. Архивист ведет учет всей документации организации, составляет ее описи, формирует фонды и следит за тем, чтобы ни один нужный документ не пропал.

Делом называют документ или группу документов по одному вопросу, объединенных под одной обложкой и с единым сроком хранения. Дела формируются по объекту деятельности. Например, нельзя объединить в одно дело приказ о назначении сотрудника и справку о доходах другого. Или регламент бухучета предприятия с нормами пожарной безопасности.

Грубейшая ошибка — составлять дела из документов с разным сроком хранения. Обратная сторона небрежности — это излишнее оформление. Чтобы этого избежать, рекомендуется еще раз вернуться к нормативным документам по организации и ведению архива.

Системы автоматизации предприятий упростили жизнь сотрудников. Но здесь и кроется важная ошибка делопроизводства — отсутствие единого электронного архива документов. Такой архив «собирает» документы со всех внутренних систем, раскладывает их «по полочкам» и хранит в соответствии с требованиями законодательства.

Для удобства работы архивистов фирма 1С предлагает специальный софт, который упрощает систематизацию процессов и позволяет в автоматическом режиме поддерживать хранение документов в образцовом порядке — «1С:Документооборот 8».

«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников.

Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Партнерская сеть Центров компетенции по документообороту в Самарской области предоставляет коммерческим организациям, государственным учреждениям и органам государственного управления широкий набор необходимых услуг по установке, внедрению и сопровождению программного обеспечения, в том числе услуги по автоматизации процессов документооборота, а также консультирование и помощь в построении и оптимизации процессов документооборота.

_{ООО «РИЗОТЕК»
v8.1c.ru}